Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist gem. § 14 Abs. 1 Satz 3 UStG eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, wodurch eine elektronische Verarbeitung ermöglicht wird. Das strukturierte elektronische Format muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden Syntaxen der sog. CEN-Norm entsprechen. Aus der elektronischen Rechnung müssen dann die nach dem UStG erforderlichen Angaben richtig und vollständig in ein Format extrahieren lassen, das der europäischen Norm entspricht oder mit dieser interoperabel ist. Liegt dies vor, sind beispielsweise auch über EDI-Verfahren ausgestellte Rechnungen weiterhin zulässig. Die gewählte Formatierung ist technologieoffen und gilt damit auch für weitere elektronische Rechnungsformate. Rechnungen, die in einem anderen elektronischen Format oder auf Papier übermittelt werden, werden zukünftig unter dem neuen Begriff „sonstige Rechnung“ zusammengefasst.
Wer ist von der Verpflichtung zur eRechnung betroffen?
Die Verpflichtung zur Ausstellung von E-Rechnungen im o.g. Sinne betrifft ausschließlich B2B-Leistungen (Lieferungen oder sonstige Leistungen, die nicht nach § 4 Nr. 8-29 UStG steuerfrei sind), wobei sowohl der leistende Unternehmer als auch der Leistungsempfänger im Inland (bzw. Gebiete nach § 1 Abs. 3 UStG) ansässig sein müssen. Umsätze an Unternehmer in anderen EU-Mitgliedstaaten und an Endverbraucher sind hiervon ausgenommen. Ebenfalls ausgenommen sind Rechnungen über Kleinbeträge bis EUR 250,00 i.S.d. § 33 UStDV und Fahrausweise i.S.d. § 34 UStDV. Die Ansässigkeit im Inland kann durch einen Sitz, die Geschäftsleitung oder eine Betriebsstätte im Inland oder durch Wohnsitz bzw. gewöhnlichen Aufenthalt im Inland nachgewiesen werden. Zu beachten ist, dass ab dem 1. Januar 2025 auch Vermieter zur Ausstellung von E-Rechnungen verpflichtet sein müssten, die mittels Option (§ 9 UStG) steuerpflichtig an andere Unternehmer vermieten. Eine Klarstellung seitens der Finanzverwaltung wäre hier sehr hilfreich. Dies gilt gleichermaßen für E-Rechnungen im Zusammenhang mit Verträgen und Abrechnungen bei sog. Dauerschuldverhältnissen. Auch Unternehmen, die einer Sonderregelung unterliegen, sind von der elektronischen Rechnungspflicht betroffen (Durchschnittssatzbesteuerung für land- und forstwirtschaftliche Betriebe, Reiseleistungen, Differenzbesteuerung). Im Detail sind noch nicht alle offenen Fragen geklärt (z.B. Rechnungsberichtigung, ggf. weitere Ausnahmen etc., Vorsteuerabzug etc.).
Wann tritt die Verpflichtung zur E-Rechnung in Kraft?
Unabhängig der Übergangsfirst zur Ausstellung von E-Rechnungen, müssen inländische Unternehmen ab dem 1. Januar 2025 in der Lage sein, elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können. Einer Zustimmung des unternehmerischen Rechnungsempfängers bedarf es nicht. Diese Regelung gilt jedoch nicht für Rechnungen, die nicht den neuen Vorgaben entsprechen oder in Fällen, in denen keine E-Rechnungspflicht besteht. Endverbraucher müssen weiterhin der elektronischen Rechnungsstelle zustimmen. Unternehmer, die ausschließlich steuerfreie Leistungen erbringen, wie z.B. Wohnungsvermieter, Ärzte oder Kleinunternehmer, müssen ebenfalls ab dem 1. Januar 2025 in der Lage sein, strukturierte E-Rechnungen zu empfangen und zu archivieren. Gleiches gilt für Betreiber von PV-Anlagen, unabhängig von ihrer Inanspruchnahme der Kleinunternehmerregelung.
Fazit
Unseres Erachtens sollte die Einführung der E-Rechnungspflicht positiv betrachtet werden. Wenngleich für Unternehmen ggf. Anpassungen in der IT-Infrastruktur vorzunehmen sind, wird die zunehmende Digitalisierung des Rechnungswesens mittel- bis langfristig zu Effizienzgewinnen vor dem Hintergrund der Prozessoptimierung führen. Dies muss auch im Zusammenhang mit der zukünftigen Etablierung von transaktionalen Meldepflichten für eine bessere Umsatzsteuer-Betrugsbekämpfung sowie der Implementierung eines steuerlichen Risikokontrollsystems (Tax Compliance Managementsystem) betrachtet werden. Im Ergebnis wird die zunehmende Digitalisierung zur Prozessoptimierung und somit zu Effizienzgewinnen führen. Zudem dürften weniger Papier- und Druckkosten, reduzierte Portokosten und geringere Aufbewahrungskosten durch die digitale Archivierung entstehen. Schließlich trägt die Reduzierung des Papierverbrauchs zur Schonung der Umwelt bei. Wie heißt es so schön: Packen wir es an, wir unterstützen Sie gerne bei der Digitalisierung Ihrer steuerlichen Prozesse.
Dieser News-Beitrag ist von unserer Wirtschaftsjuristin Fellek Khlil.
Für weitere Fragen sprechen Sie gerne Torsten Stockem oder Jana Fengler an.
